İç Tetkik Kâğıt Üzerinde Kalmasın: Çalışan Bir İç Tetkik Programı Nasıl Kurulur?

Belgelendirme denetçilerinin en sık gördüğü sorunlardan biri, iç tetkikin denetimden bir hafta önce hızla yapılması ve bulguların yalnızca "küçük uygunsuzluk" olarak kayda geçmesidir. Oysa iç tetkik, sistemin kendi kendini düzeltme mekanizmasıdır. Çalışan bir iç tetkik programı beş unsura dayanır.

1. Risk bazlı yıllık program

Tüm süreçler yılda en az bir kez tetkik edilir; ancak riskli veya sorunlu süreçler daha sık gözden geçirilir. Müşteri şikayeti çok olan bir sürecin tetkiki yılda iki üç kez olabilir. Program yılbaşında yönetimce onaylanır.

2. Yetkin ve bağımsız tetkikçiler

Tetkikçi kendi çalıştığı sürecin tetkikini yapmamalıdır. İç tetkikçi eğitimi almış, farklı bölümlerden 4–6 kişilik bir havuz idealdir. Küçük işletmelerde bağımsızlık için dış kaynaklı tetkikçiden destek alınabilir.

3. Gerçek kanıt

Tetkik formlarında "uygun" yazıp geçmek yerine, hangi kaydın incelendiği, hangi çalışanla görüşüldüğü ve ne gözlemlendiği yazılmalıdır. İyi bir tetkik raporunda her bulgunun kanıtı bulunur: kayıt numarası, tarih, görüşülen kişi.

4. Kök neden ve kapatma

Uygunsuzluk yalnızca düzeltilirse tekrar eder. "Neden?" sorusu 5 kez sorularak kök neden bulunur; düzeltici faaliyetin etkinliği bir sonraki tetkikte doğrulanır.

5. Yönetimin gözden geçirmesine beslemek

Tetkik sonuçları, trendler ve tekrar eden bulgular yönetimin gözden geçirmesi toplantısında konuşulur. Böylece iç tetkik, kaynak ihtiyacı ve iyileştirme önceliği için bir veri kaynağı olur.

Sık yapılan hatalar

• Tetkikin tüm vardiyaları kapsamaması
• Tetkik planlarının önceden sızdırılarak "hazırlık" yapılması
• Bulguların cezalandırma aracı olarak algılanması
• Aynı bulgunun yıllarca tekrarlanması

İç tetkik, bir sınav değil bir öğrenme fırsatı olarak sunulduğunda çalışanlar bulguları saklamak yerine paylaşır. Dış kaynaklı iç tetkik hizmetimizle bağımsız ve kanıta dayalı bir program kurmanıza yardımcı oluyoruz.

Küçük işletmeler için pratik model

Beş altı kişilik bir kalite ekibiniz yoksa, iç tetkikçileri farklı bölümlerden seçip çapraz tetkik uygulayın: satış, üretimi; üretim, satın almayı tetkik eder. Bu yöntem hem bağımsızlığı sağlar hem de çalışanların diğer bölümlerin işini öğrenmesine katkı verir. Yılda bir kez bir dış tetkikçi eklenerek bakış açısı tazelenebilir.

Başarı ölçütü

İyi bir iç tetkik programında bulguların yarısı "iyileştirme önerisi" niteliğindedir; yalnızca uygunsuzluk sayan program, genellikle yüzeyseldir. Tetkik sonrası çalışanlara "bu tetkikten ne öğrendiniz?" sorusunu sormak programın değerini ölçmenin en kolay yoludur.